今回はルールを明確に伝えるというこということについてお話しします。Zoomにおいて、「時間」「会話への参加方法」「退出したい時」の3つのポイントをどう伝えるか悩むことが多いと思います。この記事を読むと、この3つのポイントをどう伝えるかが理解できます。
この記事では、Zoom中のルールを相手に上手く伝える方法を学んでいきます。オンラインコミュニケーションとしての「伝達」の重要性を具体的に説明していきます。
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Zoomにおけるルールを明確にして説明するための3つのポイント
Zoomなどのオンラインコミュニケーションでは、リアルの場でのコミュニケーションと比べると【伝える】という面で難しい部分が多くあります。
- オンライン中の時間に対してシビアにとらえがち
- 画面上からの情報しかないので配慮しづらい
- 通信状況によるタイムラグによって様々な「ずれ」が生じる
- 「入室・退室」という概念があり退席しづらい状況が生まれやすい
そのためオンラインコミュニケーションでは、相手に配慮するためにルールを定めて相手に伝えておくことによってより円滑に進めることができます。
ルールを決めて相手に伝えるための3つのポイントを解説していきます。
Zoom内の時間の捉え方
Zoomによるオンラインコミュニケーションで、「ルール決めと相手への伝達」においての1つ目のポイントは【時間】です。
参加者のとらえる様々な【時間】に対して考えておくべきことや注意点を見ていきましょう。
開始と終わりの時間を伝える事の重要性
限られた時間の中で参加してもらうからこそ、拘束する予定の時間は必ず伝えるようにしましょう。
- 開催を決定とともに開始時間を伝えておく
- 終了時間を決めておく
- 開催時間の幅に余裕を持たせておく
開始時間は参加者に集まってもらわないといけないので当然伝えておくものですが、開始した時に終了時間を改めて決定・伝達することで参加者に余計な心配をさせずに済みます。
また、あなたも参加者も焦らずゆとりを持って参加できるように、拘束時間には余裕をもって設定するといいでしょう。
参加者に無駄な時間を過ごさせない
せっかく自分の時間を割いて参加してくれたからこそ、無駄な時間を生まないようにする努力が大切です。
- 参加者は「あなたの話を聞く」というスタンスで参加する
- 「逃げられない」という状況を理解しておく
設定した時間内で完結するように、話をする内容のバリエーションやボリュームを用意しておくことが重要です。
さらに相手が「時間の無駄だな」「つまらないな」と思わせないように、発言してもらうように話を振ったりする工夫も忘れてはいけません。
相手の状況がわからないからこそ、するべき配慮
オンラインコミュニケーションでは相手と同じ空間にいないため、相手の状況などがわからないことがあります。
参加者が時計を見ていたり、落ち着かない様子に見えたり…
こういった様子が見えたら「大丈夫ですか？」といった声掛けとともに、休憩やトイレのタイミングを取るようにしましょう。
こういったことはあなたが配慮に欠けているのではなく、オンラインによって得られる情報が少ないため配慮できないという状態になっているので起こってしまうのです。
- 話す内容や起こりうる状況をある程度想定して準備をする
- 参加者に快適な時間を過ごしてもらうという意識を持つ
上記のポイントを踏まえて【時間】というものを考えていきましょう。
Zoom流！会話のキャッチボール術
Zoomでは、話す前に自分でボタンを押してから会話を進めていきます。
この会話前のワンアクションが、参加者に負の感情を与えてしまうことがあるのです。
そういったことにならないようにするためのポイントを解説していきます。
一人も孤独感を感じさせないために
特に多くの参加者がいる場合、発言したくても「まあいいや」と遠慮をする人がいます。
オンラインでは同じ場にいないがために、発言を控えてしまう人に孤独感を与えてしまうことがあります。
そうならないためには、後で説明する「会話の参加方法」をオンライン開催直後に参加者全員に説明しておきましょう。
逃げられない環境から参加者を守る
また、「話したいのに話せない」「この時間がつまらない」と思ったとしても、オンラインに参加していると退席しにくいという【逃げられない環境】になりがちです。
逃げられる（退席できる）環境作りはもちろん大切なのですが、「この場にいたい」という参加者にとって有意義な時間にしていく準備や努力を忘れないようにしましょう。
わかりやすく参加方法を伝えておく
会話の円滑で楽しい【会話のキャッチボール】をするために、会話の参加方法や会話中のルールを先に提示しておくと良いです。
私が実際にやっている方法を挙げてみます。
・Zoomのチャット機能を使って話を振る
Zoomにはチャット機能が付いています。
参加者で質問がある人には、チャット機能で質問を書いてもらってその後発言権を与える、という流れで話を振っています。
・「挙手ボタン」で意思表示してもらう
Zoom内の「挙手ボタン（手を上げるボタン）」を押した人に話を振ります。
この他にも「基本はマイクはミュートにしておく」「複数人が同時に話しないようにする」といったことも効果的です。
このような会話のルールを説明しておかないと、ある人はチャットに書き込みしてる、別の人は好き勝手に話してくる…とバラバラになり気まずい空気になってしまいます。
こうならないために、【会話の参加方法】を統一して決めておいて参加者に伝えておきましょう。
Zoomから退出する時のルール
参加者には「トイレに行きたいな」「水分補給したい」「急な来客がある」といった様々な理由で退出したいと思うことがあります。
このような時も会話の参加方法と同様に【退出する方法】を決めておいて参加者に伝えておくと、参加者もスムーズに進めてもらうことができます。
「退出したいときはそっと帰っていただいて大丈夫です」と伝えておいたり、「退出したい旨をチャットに書いて退出してください」という説明しておけば参加者も安心して参加してくれるでしょう。
まとめ
今回はZoomにおいて「時間」「会話への参加方法」「退出したい時」の3つのポイントをどう伝えるか、というテーマでお話させていただきました。
【会話における決まりや退出方法などルールを決めておく】ことと、【決めたルールを参加者に事前に伝えておく】ことがZoomにおけるオンラインコミュニケーションを成功させるコツになります。「参加者に寄り添い、満足した時間を過ごしてもらう」という気持ちを忘れずに取り組んでおきましょう。
最後までご覧いただきありがとうございました。
