今回は質問を気軽にできる環境を整えることについてお話しします。Zoom内で参加者から質問を受け付けることもまた、オンラインコミュニケーションの方法の1つです。。この記事を読むと、Zoom内での質疑応答の仕方や質問を受けるメリット・デメリットが理解できます。
この記事では、Zoomで質問できる環境整備の重要性を学んでいきます。参加者が質問する方法も具体的に説明していきます。
質問を気軽にできる環境を用意する方法とメリット・デメリット
Zoomにおいて、参加者とコミュニケーションを取るさまざまな場面があると思いますが、その中の1つに「質疑応答」が挙げられます。
オンラインコミュニケーションでは、発言することが難しい・発言しにくい環境になりやすいと言われています。
だからこそ質問の機会を設けることは、参加者にとっても主催者であるあなたにとってもメリットがたくさんあります。
ここからは、Zoom内で質問を気軽にできる環境を整える具体的な方法と、そのメリット・デメリットを紹介します。
Zoomで質問を受け付ける方法を知る
まずは、Zoom内で実際に質問を受け付ける方法を3つ見ていきましょう。
- 直接発言してもらう
- 挙手してから発言してもらう
- チャット機能を使う
ミーティングや講座の内容によって質問の受け付け方を変えていくのが良いでしょう。
そして質問を受け付ける方法を決めたら、最初のうちに参加者に説明しておくことも忘れてはいけません。
それでは質問を受け付ける具体的な方法をそれぞれ解説していきます。
1:直接発言してもらう
質問を受け付ける具体的な方法の1つ目は「直接発言してもらう」です。
これは、あなたが発言している最中に参加者がマイクをオンにして「質問していいですか？」など話しかけてくるものです。
- 参加者にとっては、疑問に思ったらすぐ質問ができる即効性がメリット
- 発言のたびに話が途切れて、あなたの話がうまく参加者に届かないデメリットも
- 発言が多いと時間がかかり、Zoomの時間が伸びたり内容が薄くなりがち
議論を交わすようなディスカッションタイプであれば問題ないと思いますが、あなたから話をしていくようなレクチャータイプだと発言が多すぎて収拾がつかないことにもなりかねません。
こういった時は、『質問タイム』を設けることであなたの発言タイムと参加者の発言タイムを分けることができるのでおすすめです。
2:挙手してから発言してもらう
質問を受け付ける2つ目の方法は「挙手してから発言してもらう」です。
Zoomの参加者が多い時、質問したいと思う人は次のような感情になりやすいです。
- 質問する人が私以外にもいるんじゃないか…
- 話し始めたら別の人の発言とかぶったら恥ずかしいな…
- 質問ってどのタイミングでするんだろう…
こういった時に使える便利な機能が、『手を挙げる』ボタンです。
これはZoom内の機能の1つである反応ボタンです。
その中に様々なリアクションができるボタンが用意されているのですが、その1つに『手を挙げる』ボタンがあります。
参加者に「発言があるときにはこのボタンを押して下さい」と説明しておけば、あなたはそれを確認して「じゃあ○○さんお願いします。マイクをオンにしてお話しください」とお伝えして発言してもらう機会を作ることができます。
3:チャット機能を使う
3つ目の質問を受け付ける方法は「チャット機能を使う」です。
Zoom中に上記のチャット機能ボタンを押すことによって、チャットを使ってテキストでやり取りができる機能が備わっています。
「質問をしたい場合は事前にチャットに質問を書き込んでくださいね」と説明しておく
↓参加者が質問したくなったら…
「なるほど、質問をしたい場合は発言ではなくここに書けばいいんだ」
↓発言が被らない+主催者が質問を掬い上げて答えてくれることがわかると…
「じゃあ質問してみよう！」
参加者はより気軽に質問することができるようになります。
以上、Zoom内で実際に質問を受け付ける方法を3つ見てきました。
あなたが開催する形式や希望に合わせて、参加者が質問できる環境整備を実践してみてください。
質問しやすい環境を作る事のメリット
こうして参加者が質問しやすい環境を作ることには、相手にもあなたにも様々なメリット・デメリットがあります。
- 質問こそ信頼構築の種になる
- 質問は準備できた人しかしない
- 質問はあなたへの興味に対する反応である
質問しやすい環境を作る事のメリット1:質問こそ信頼構築の種になる
参加者が質問しやすい環境整備のメリット、1つ目は「質問こそ信頼構築の種になる」です。
質問したいのにできない環境だと、参加者との貴重なコミュニケーションを取る機会を失うことになります。
☆質問する環境がない場合
質問者「話が面白かったな。聞いてみたいことがあるんだけど…」
↓質問する環境がない…
質問者「聞けなかったな。じゃあもういいか」→最悪、Zoomを退室してしまう…
☆質問する環境がある場合
質問者「話が面白かったな。聞いてみたいことがあるんだけど…」
↓あなたが質問を受けつけて回答すると…
質問者「私の質問に答えてくれた。なるほど、さすが専門性があるな。」
↓あなたへの好感度・信頼性アップ
質問者「じゃあまた次も聴きに来よう」→ファン化するなど次に繋がる
質問しやすい環境整備は、『質疑応答という参加者とのキャッチボールによって信頼が構築できる』とても大きなメリットになります。
質問しやすい環境を作る事のメリット2:質問は準備ができた人しかしない
参加者が質問しやすい環境整備の2つ目のメリットは「質問は準備ができた人しかしない」です。
そもそもですが参加者は、全員が質問したいとは限りません。
たとえ疑問に思ったとしても、質問してこない人もたくさんいます。
質問してくる人とは、湧いてきた疑問を一歩踏み込んで実際に質問しようとアクションを起こす人。
参加者からの貴重なアクションを受け入れることができるように環境整備することは、あなたにとっても参加者の声を直に聞けるので、大きなメリットになるでしょう。
質問しやすい環境を作る事のメリット3:質問はあなたへの興味に対する反応である
参加者が質問しやすい環境整備のメリット3つ目は「質問はあなたへの興味に対する反応である」です。
参加者が質問してくる、というのはつまりあなたに興味があることの裏返しと言えます。
あなたに興味がない人やつまらないと思った人は、質問しようという気にならなかったりそもそも質問が浮かばなかったりするものです。
参加者からの反応が言葉や態度として目に見えて確認できる、というのが大きなメリットになります。
質問の内容や発言者の人数によって、好意的に受け取れるパターンもあれば自身のコンテンツの見直しや工夫に迫られる、といった重要な判断材料になります。
しかし、参加者からの声があったからこそ気付くことも多いため、質問しやすい環境整備をおこない、相手からのリアクションを拾い上げる工夫をしていきましょう。
質問できない事のデメリット
質問しやすい環境整備が整っていなくて、参加者からのアクションを受け付けることができないことはデメリットを生み出します。
これから解説していくので、十分に気をつけましょう。
- 問題が解消できないという不満
- まぁいいや…が一番怖い
- あなたに興味が無い人が取る行動
質問できない事のデメリット1:問題が解消できないという不満が溜まる
参加者が質問できない事のデメリットに「問題が解消できないという不満が溜まる」があります。
人は、疑問があったり質問があっても出来なかったときモヤモヤしてしまい、最終的にはあなたに対しての不満がたまることにつながります。
気軽に質問できる環境を整えることで、参加者は不満を貯めることなく解消してあげることができます。
それどころか、不満の解消具合によっては好感度をアップできて参加者をファン化できるチャンスになります。
質問できない事のデメリット2:まぁいいや…が一番怖い
相手が不満に感じたとき、一番怖いのは怒ることでもけなすことでもありません。
それは『諦め』という名の無反応です。
「○○がわからないよ！」とか「××はどうなっているの？？」といった不満は、言ってもらえて初めて気が付くもの。
しかし、「わからないけど質問しなくていいや」「こんなこと聞いても仕方ないからまぁいっか」といった『諦め』の気持ちは、つまり「この人に聞いても無駄だ」「この時間どうでもいいや」という『飽き』に変化して離脱に直結します。
このようなデメリットを回避するためには、コンテンツの中身を精査して品質を上げることも大事ですが、質問しやすい環境整備を進めることがとても重要になってきます。
質問できない事のデメリット3:あなたに興味が無い人が取る行動
あなたのコンテンツに興味がない・無関心な参加者が最終的に取る行動とは何でしょうか？
それはズバリ『あなたとの関わりを断つ』ということ。
- 相手のニーズ（質問や疑問）を知る
- コンテンツの充実や修正を加える
- あなたのZoom中のアクションの参考にする
数々のデメリットをチャンスに変えるために、参加者が気軽に質問できる環境を整えることが何より大切ということです。
まとめ
今回は参加者との質疑応答を通じて、Zoomで質問できる環境整備の重要性というテーマでお話させていただきました。
参加者からの「質問」という反応は、関わろうとしてくれていることの表明であり、あなたへの信頼の証になります。そのため質問できない環境によって、相手に諦めさせるという選択肢を与えないように、質問できる環境整備を忘れないようにしましょう。
最後までご覧いただきありがとうございました。
