今回はZoomでよくあるトラブルのひとつである「参加者が開始時間に来ない」についてお話しします。Zoomではあってもコミュニケーションなので、相手が来ない事には始まりません。この記事を読むと、参加者が開始時間になっても来ないときの状況が理解できます。
この記事では、開始時間になっても参加者が来ないときの対応策を学んでいきます。少人数の時と大人数のそれぞれのケースを具体的に説明していきます。
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Zoomトラブル解決術：開始時間に参加者が来ない問題への対処法
Zoomにおいてよくあるトラブルの1つとして「開始時間になっても参加者が来ない」が挙げられます。
主催者であるあなたとしても、ともに参加する人たちとしても、来ない人がいると非常に困ると思います。
参加者が少ない時や多い時など、参加者の人数によって対処の仕方が少し変わってきます。
ここからは人数別での対処法を見ていきます。
少人数の場合の対処法
参加者が少人数の場合、マンツーマンか10人以内か場合によって対応が少し変わってきます。
それぞれの対処法を解説していきます。
マンツーマンの場合
マンツーマンの講座では、当然のことながら参加者が来ないと講座そのものが開始できません。
このような場合は相手の方に連絡を取るなど、あなた自身が動いて連絡をするなど参加者へアプローチすることが大切です。
ですので万が一このような状況になった場合に備えて、事前に相手の連絡先を確認しておくことが非常に重要になります。
少人数（3人～10人程度）の場合
少人数（3人〜10人程度）の講座では、遅れている1人のために講座全体の進行を遅らせるわけにはいきません。
このような場合には、事前に対処策を準備しておくことが大事になってきます。
例えば、参加者へメールで事前のお知らせを送る際に「開始5分経っても来られなかったら先に進めます」というような内容を明示しておくと良いでしょう。
このような伏線を用意しておくことで、万が一の場合にもスムーズに対応することができます。
以上が少人数の場合の対処法です。
少人数の講座では、参加者が来ないという問題に対して事前の対策を講じることがとても重要です。
マンツーマンの場合は連絡先の確認が必須であり、少人数の場合は事前のお知らせなどで進行の方針を示すことが効果的になります。
大人数の場合の対処法
次は参加者が多い場合です。
- 「参加者がたくさんいるから遅れていってもまぁ大丈夫でしょ」
- 「私1人が参加が遅れても、先に始めてくれてるからいいか」
大人数の場合、参加者側も参加人数が多いと認識しているからこそ、遅れてくることが良くあります。
こういった時は、参加者が少ない時とはまた違うアプローチが必要になってきます。
相手への事前連絡
これは参加者の大小に関わらずですが、参加者に遅れてほしくない場合は事前にメールで連絡することが重要です。
- 「開始時間から～分経っても来られなければスタートしてしまいます」
- 「遅れるときは～分前までにご報告をお願いします」
- 「始まり～分前までに連絡がない場合は始めてしまいます」
こういった【遅れた人がいたときの対応策】というのを、事前に参加者全員にわかりやすく伝えておくとトラブルを減らすことができます。
開始時間の前倒し
また、講座の開始時間を前倒しにして予定時刻より早めにZoomをオンにすることも効果的です。
Zoomを予定時刻ギリギリに開始すると、「開始時間ぴったりに行こう」といった感じで参加者の意識も時間に追われるような状況になってしまいます。
しかし、事前に「Zoom自体は10分前にオンにしておきますので、入っておいてください」とメールなどで伝えておくことで、参加者は参加前の心配をすることなく、準備を整えることができます。
このような配慮があると、講座の開始時間に参加者がスムーズに集まることが期待できます。
遅れを避けるための明確なメッセージ
どうしても参加者に遅れてほしくない場合には、メールで明確なメッセージを伝えることが大切です。
- 「この講座は予定時刻にきっちりと開始します。必ず時間に合わせて参加してください」
- 「遅れることは他の方にも迷惑になってしまいますので、時間には必ずお越しいただけますようお願いします」
上記のような内容をメールで伝えることで、参加者は開始時間を守る意識を高めることができます。
その一文があるだけで参加者の意識が変わることもありますので、ここは遠慮せずに明確なメッセージを添えることをおすすめします。
大人数の講座では、参加者の遅れに対処するために重要なことは事前の準備です。
相手への事前連絡や開始時間の前倒し、そして明確なメッセージの伝達などを行うことで参加者の遅れが少なくなり、スムーズな講座の進行が期待できます。
まとめ
今回はZoomでよくあるトラブルのひとつとして、「参加者が開始時間に来ない」というテーマでお話させていただきました。事前に参加者が遅れることに対しての連絡や対応策を明確にメールで知らせておくことや、あなた自身が動いて相手に連絡を取るなどの対処をすることで「参加者がこない」というトラブルを減らすことができます。
最後までご覧いただきありがとうございました。
